Come creare un'e-mail aziendale personalizzata nel 2023

Le e-mail sono ampiamente utilizzate come strumento di comunicazione efficace per uso personale e aziendale. L'e-mail aziendale ricopre ancora un ruolo di marketing leader per la creazione di connessioni e l'aumento dei tassi di conversione. È anche una parte importante di campagne di email marketing da molte aziende.

Con l'economia digitale in forte espansione, è difficile immaginare un'azienda di successo che non disponga di un indirizzo e-mail professionale.

La tua azienda utilizza un'e-mail personalizzata?

Potrebbe sembrare un piccolo dettaglio nel quadro generale del branding, ma è un dettaglio che può offrirti vantaggi sostanziali.

In questa guida ti mostrerò come creare un indirizzo email personalizzato per la tua azienda con il tuo nome di dominio attuale o nuovo.
La tua nuova email sarà simile a questa: [email protected].

Sommario

• Perché hai bisogno di un indirizzo email personalizzato?
• Una rapida introduzione: e-mail personalizzata per principianti
• Configurazione di un'email personalizzata con Google Workspace
• Crea un'email con le alternative a Google Workspace
• Sincronizzare la tua email con software di terze parti
• Connettere il tuo account di posta elettronica al tuo cellulare
• FAQ
• Conclusione

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Perché hai bisogno di un indirizzo email personalizzato?

Non importa se sei un blogger o un imprenditore: un'e-mail personalizzata ti distinguerà dalla concorrenza. Se stai cercando un lavoro, un indirizzo email professionale ti differenzierà da altri potenziali clienti. Se tu crea un blog or fare un sito web, ti consigliamo di utilizzare il networking per creare un'immagine di marca forte e costruire un'impressionante reputazione online. Avere un indirizzo email personalizzato ti aiuterà a raggiungere questo obiettivo, poiché ti aiuterà a distinguerti dagli altri blogger nella tua nicchia.

La stessa verità vale quando si stabilisce il proprio marchio. Un account e-mail personalizzato ti dà credibilità immediata e dimostra che sei un professionista. È un ottimo modo per distinguersi dagli altri nel tuo settore e creare una prima impressione indimenticabile.

Se mantieni un indirizzo email generico, rischi di sembrare un principiante. Non è il momento di creare la tua email aziendale e dimostrare che sei esperto di tecnologia e serio riguardo alla tua attività?

Inoltre, è più probabile che le persone si ricordino di te, poiché sono abituate a vedere gmail.com, hotmail.com e altri messaggi di posta elettronica generici. Configurare un'e-mail sul tuo dominio ti renderà memorabile. Pensaci un attimo: quante volte hai dimenticato all'istante cosa c'era prima di @gmail.com?

Stabilisci la tua identità in un mondo degli affari ultra competitivo e dai una svolta al tuo gioco sfoggiando un'e-mail professionale unica e riconoscibile. È un modo semplice per dimostrare che hai una vera attività e non un hobby.

Una rapida introduzione: e-mail personalizzata per principianti

Creare un nuovo account di posta elettronica è in realtà semplice! Anche se sei completamente nuovo al processo, ne imparerai il funzionamento in pochissimo tempo. Consideralo come la creazione di un sito web, dal momento che inizi acquistando un nome di dominio e scegliendo un provider di hosting di posta elettronica. Se hai un sito web per la tua attività, allora hai già un nome di dominio tutto tuo. In tal caso, l'opzione migliore è utilizzare quel nome di dominio per la tua email.

Se non hai ancora un nome di dominio, dovrai acquistarne uno. Puoi acquistare un nome di dominio da a registrar di domini e collegarlo al provider di hosting di posta elettronica. O puoi acquista un nome di dominio direttamente dal provider di hosting di posta elettronica di tua scelta. Ti mostreremo in dettaglio come creare account di posta elettronica con diverse società.

Configurazione di un'email personalizzata con Google Workspace

Area di lavoro di Google

Funzionalità principali

• Accesso alle app Google più diffuse come Gmail, Calendario, Documenti, Fogli, ecc.
• Indirizzi email con il nome di dominio della tua azienda
• Lavora in un unico documento con i compagni di squadra
• Archivia e condividi file nel cloud tramite Google Drive
• Verifica in due passaggi e Single Sign-On
• Gestisci tutto da un unico posto tramite la Console di amministrazione
• Cerca in tutte le app tramite Google Cloud Search
• Rilevamento di spam, malware e phishing
• Assegnare agli utenti ruoli diversi
• Gestisci i dati sensibili con Google Vault

Prezzi

• I prezzi di Google Workspace partono da $ 6 per utente al mese per il piano Basic
• I piani aziendali (Standard e Plus) aggiungono app e funzionalità extra a $ 12 e $ 18 per utente al mese
• Enterprise ti offre tutto, da tutti i piani e altro ancora, ma devi contattare l'ufficio vendite per i prezzi

Passaggio 1: crea un account

Come altri servizi web, avrai bisogno di un account valido prima di impostare i dettagli dell'e-mail. Ci sono alcuni passaggi tecnici coinvolti, ma segui ogni passaggio e lo farai rapidamente.

Per iniziare, apri Area di lavoro di Google e fai clic sul grande pulsante "Inizia".

Inserisci informazioni di base come Nome commerciale, il numero di membri del team e la tua posizione, quindi fai clic su "Avanti".

Successivamente, inserisci le informazioni dell'amministratore (nome e cognome, più il tuo attuale indirizzo email).

Successivamente, Google Workspace ti chiederà se desideri utilizzare un dominio già in uso o se desideri acquistarne uno nuovo. Ai fini di questa guida, presumo che tu abbia già acquistato l'hosting e configurato il tuo nome di dominio. In caso contrario, scegli semplicemente l'altro pulsante e segui i passaggi per acquistare il tuo nuovo dominio tramite Google.
Scegli il pulsante “Sì, ne ho uno che posso usare”.

Successivamente inserisci il nome di dominio che hai registrato.

Nella schermata successiva dovrai confermare che il dominio che hai inserito è effettivamente quello che desideri utilizzare. Usa questa opportunità per verificare che non ci siano errori di battitura.

Fatto ciò, sei finalmente arrivato alla schermata in cui puoi scegliere il tuo nome utente (per la nuova email) e la password. Di solito, le persone avranno il loro nome personale impostato come nome utente. Ciò significa che la tua email aziendale lo sarà [email protected].

Una volta confermato che non sei un robot, fai clic sul pulsante "Accetta e continua" in basso che ti porterà alla fase successiva del processo.

Passaggio 2: verifica il tuo dominio

Prima di poter iniziare a utilizzare il tuo nuovo indirizzo email con Google Workspace, dovrai confermare di essere effettivamente il proprietario del dominio. In questo passaggio, Google Workspace vuole assicurarsi che tu possa accedere al dominio o al sito web specificato ospitato su di esso.

Esistono quattro metodi diversi per verificare il dominio:

1. Crea un record TXT (consigliato): scegli questa opzione se puoi modificare i record del tuo dominio.
2. Crea un record CNAME: scegli questa opzione se puoi modificare i record del tuo dominio.
3. Aggiungi un meta tag: scegli questa opzione se puoi modificare la home page del tuo sito web.
4. Carica un file HTML: scegli questa opzione se puoi caricare file sul tuo sito web.

Se hai già un sito web collegato al dominio, il modo più semplice per verificare il dominio sarebbe aggiungere un meta tag. In questo caso, devi solo trovare il file index.html sul tuo server, aprirlo e inserire il codice subito dopo <head> e prima </head>tag. Il tuo file index.html dovrebbe essere simile a questo:

Dopo aver salvato il documento, torna alla schermata di configurazione di Google Workspace e fai clic sul pulsante per continuare. Google impiegherà alcuni minuti per verificare il tuo dominio e sarai pronto per partire.

Tuttavia, il metodo consigliato per verificare il tuo dominio è il primo: aggiungere un record TXT. Si tratta semplicemente di un semplice testo che dice a Google che sei l'effettivo proprietario di quel dominio (dimostra che hai accesso ad esso e che puoi annotare il codice che Google sta per darti). Puoi saperne di più a riguardo qui. Vediamo quindi come farlo:

1. Scegli il metodo di verifica del record TXT e fai clic su "Continua". Google riconoscerà quale società di hosting stai utilizzando, quindi riceverai tutte le istruzioni necessarie qui.
2. Apri il sito web del tuo host di dominio in una nuova scheda.
3. Accedi utilizzando il nome utente e la password del tuo host di dominio. Se hai dimenticato la password, contatta il loro supporto.
4. Copia il tuo codice di verifica TXT simile a questo: google-site-verification=RjedsDxDER5lbFwmww2R5KS-fpnjertreH-RwJnRYP4
5. Vai ai tuoi record DNS. Probabilmente la pagina o la scheda ha un nome simile a Gestione DNS, Gestione server dei nomi, Pannello di controllo oppure si trova in Impostazioni avanzate.
6. Trova l'opzione per aggiungere un nuovo record.
7. Aggiungi il tuo record TXT.

Innanzitutto ti verrà chiesto il tipo di record. Basta selezionare TXT.

Nel campo Nome/Host/Alias, inserisci @ o lascialo semplicemente vuoto. Il tuo host potrebbe chiederti di inserire il tuo dominio, nel qual caso dovresti inserire qualcosa come tuodominio.com.

Successivamente, dovresti trovare il campo Time to Live (TTL). Se hai un valore predefinito, lascialo così. Altrimenti, inserisci 86400. Nel campo Valore/Risposta/Destinazione, incolla il record di verifica TXT che hai copiato in precedenza e salva il record.

Se vedi un messaggio di avviso relativo alla modifica delle impostazioni DNS, ignoralo. L'aggiunta del record TXT non danneggerà il tuo sito web o le impostazioni DNS, quindi non devi preoccuparti di questo.

Quindi, torna alla schermata di configurazione di Google Workspace e fai clic sul pulsante blu "Verifica il mio dominio". Come con qualsiasi altro metodo di verifica, Google impiegherà fino a un'ora (di solito è molto più veloce di così) per caricare le nuove informazioni e concederti l'accesso al dominio. E anche se potresti ottenere la verifica in pochi minuti, di solito sono necessarie alcune ore prima che il tuo nuovo indirizzo email inizi a funzionare. Mentre aspetti, esplora Google Workspace e tutte le opzioni che offre.

Passaggio 3: aggiungi nuovi utenti

Alla fine, la parte difficile è terminata e puoi rilassarti esplorando l'area di amministrazione di Google Workspace. Seguendo le linee guida di Google, il passaggio successivo è aggiungere nuovi utenti al tuo account di posta elettronica aziendale. Google Workspace è pensato per i professionisti aziendali che tendono a lavorare in gruppo. Se sei un imprenditore autonomo che lavora da solo, probabilmente non avrai bisogno dell'intera raccolta di app offerta da Google Workspace.

1. Vai su Opzioni account (angolo in alto a destra dello schermo, accanto al tuo avatar).
2. Scegli l'icona "Utenti" (la seconda da sinistra).
3. Fare clic sul pulsante "Aggiungi nuovi utenti".
4. Inserisci i dettagli del nuovo utente.
5. Fare clic sul pulsante "Aggiungi nuovo utente" per salvare le modifiche.

Ora puoi copiare le credenziali di accesso e fornirle ai membri del tuo team. Possono iniziare a utilizzare la nuova posta elettronica e le altre app a cui hai accesso.

Passaggio 4: creazione di gruppi

Se hai più di un paio di membri del team che devono avere accesso a Google Workspace, puoi raggrupparli. Raggruppando gli utenti, puoi gestire l'accesso ad app specifiche da Google Workspace e limitare azioni e/o informazioni specifiche.

1. Apri Opzioni account (angolo in alto a destra dello schermo, accanto al tuo avatar).
2. Fare clic sulla terza icona che rappresenta i gruppi.
3. Trova e fai clic sull'icona "+" nell'angolo in basso a destra.
4. Dai un nome al tuo gruppo.
5. Crea un indirizzo email per questo gruppo.
6. Scegli il livello di accesso per il gruppo. Può essere pubblico, limitato o anche una via di mezzo. Esistono cinque livelli di accesso, quindi gioca e trova quello più adatto a te.

Una volta terminato, fai clic sul pulsante "Crea" in modo che tutto venga salvato correttamente. Ovviamente, il gruppo è ancora vuoto, quindi dovresti tornare alle pagine delle opzioni “Utenti” e aggiungere persone specifiche al gruppo.

Crea un'email con le alternative a Google Workspace

Senza dubbio, la raccolta di applicazioni online di Google è la più popolare. È difficile trovare qualcuno che non abbia creato un account Gmail o che non abbia utilizzato Google Docs per modificare un documento online almeno una volta.

È difficile trovare difetti in Google Workspace quando lavori in un piccolo team. Ha semplicemente tutto ciò di cui hai bisogno e funziona perfettamente. Ma con ogni membro in più che aggiungi, la fattura mensile aumenta. Il costo è il motivo principale per cui le persone cercano alternative a Google Workspace che possano offrire praticamente le stesse soluzioni a un prezzo inferiore. Ciò è particolarmente vero se hai bisogno di un semplice servizio di posta elettronica senza fronzoli aggiuntivi.

Nelle righe seguenti, stiamo per presentarvi sei potenziali alternative a Google Workspace.

Zoho

Se gestisci un'impresa di piccole e medie dimensioni, Zoho potrebbe essere l'opzione giusta per te. Introdotta nel 2008, questa moderna piattaforma offre molto più di un semplice servizio di posta elettronica di base. Ti consente di connetterti con i tuoi colleghi, semplificare ogni attività e risparmiare tempo ogni giorno collegando app essenziali. Zoho è una miscela di servizio di posta elettronica tradizionale e moderni strumenti di collaborazione, oltre ai social media.

Funzionalità principali

• Indirizzi email personalizzati basati su dominio.
• Migrazione senza problemi.
• Suite di app (calendario, contatti, attività, note e segnalibri).
• Collaborazione in stile social media.
• Allegati organizzati.
• Filtro.
• Ricerca Avanzata.
• Pannello di controllo potente.
• Integrazioni estese.

Prezzi

• Zoho è gratuito per un massimo di 5 utenti.
• Il piano Mail Lite parte da $ 1 al mese.
• Il piano Mail Premium estende le funzionalità a $ 4 al mese.

Microsoft 365 Business

Per le aziende che necessitano di migliorare la comunicazione in tempo reale e la posta elettronica, Microsoft 365 Business è un'opzione. Considerando la popolarità del software Microsoft e la flessibilità di offrire lo stesso servizio su personal computer, tablet e smartphone, Microsoft 365 Business è una soluzione indispensabile per la tua azienda.

Funzionalità principali

• Versioni Web e mobili delle app di Office.
• Indirizzo di dominio personalizzato.
• Limitato a 50 GB.
• OneDrive Cloud con spazio di archiviazione da 1 TB.
• L'app Teams può ospitare fino a 250 utenti.

Prezzi

• Microsoft 365 Business Basic parte da $ 5 per utente al mese.
• Ottieni i primi 6 mesi gratuiti con un impegno annuale.
• Microsoft 365 Business Standard ti offre più app e funzionalità a $ 12.50 per utente al mese.
• Microsoft 365 Business Premium include tutte le app e i servizi a $ 20 per utente al mese.
• Microsoft 365 Business Apps for business (include solo le app) a $ 8.25 per utente al mese.

Posta veloce

Se desideri semplicemente un modo veloce e sicuro di lavorare con le e-mail senza app extra non necessarie, Fastmail potrebbe essere la strada da percorrere. Con una nuova app Web moderna e un prezzo accessibile, Fastmail sta rapidamente diventando una valida alternativa ai fornitori di servizi di posta elettronica più popolari.

Funzionalità principali

• Spazio di archiviazione da 2 GB per utente fino a 100 GB per utente.
• E-mail senza pubblicità.
• Calendari completi di funzionalità.
• Elenchi di contatti e gruppi.
• Strumento di importazione della posta.
• Tre servizi in uno (e-mail, contatti e agenda).

Prezzi

• Prova gratuita di 30 giorni.
• Il piano base parte da $ 3 per utente al mese.
• Il piano standard estende tutto a $ 5 per utente al mese.
• Il piano professionale è migliore per team di cinque o più persone a $ 9 per utente al mese.

ProtonMail

Spesso la sicurezza è una priorità rispetto ad altre funzionalità email aggiuntive. Protonmail offre un servizio di posta elettronica semplice che si concentra sulla sicurezza e sulla privacy.

Funzionalità principali

• La sicurezza dei dati e neutralità.
• Crittografia end-to-end.
• E-mail anonima.
• Open source.
• Design moderno della casella di posta.

Prezzi

• Gratuito per utenti singoli con limite di 500Mb di spazio di archiviazione e 150 messaggi al giorno.
• Puoi passare a un piano Plus a $ 5 al mese.
• Il piano professionale consente fino a 5000 utenti a $ 8 per utente al mese.
• Il piano visionario offre funzionalità specifiche per un massimo di 6 utenti a $ 30 per utente al mese.

Pobox

Fondata nel 1995, Pobox è un'alternativa interessante per le aziende che apprezzano l'esperienza nel mercato della posta elettronica. Pobox consente agli utenti di creare un nuovo indirizzo email per tutta la vita. Il loro servizio include anche una solida casella di posta che dovrebbe coprire tutte le esigenze di base della posta elettronica aziendale. Tuttavia, Pobox si concentra sull'inoltro di posta elettronica e non offre tutte le funzionalità dei suoi concorrenti.

Funzionalità principali

• Casella di posta robusta.
• Inoltro di posta elettronica.
• Domini personalizzati.
• Accesso SMTP.
• Reindirizzamento URL.
• Modalità vacanza.

Prezzi

• Pobox Basic parte da $ 20 all'anno.
• Pobox Plus aumenta la produttività con filtri a $ 35 all'anno.
• Il piano Mailstore introduce la casella di posta da 50 Gb a $ 50 all'anno.

Email di Rackspace

Se hai bisogno solo di un servizio di posta elettronica di qualità e senza fronzoli per la tua azienda, Rackspace è la risposta. Utilizza protocolli sicuri e funziona su Outlook così come con qualsiasi altro software di posta elettronica installato sul tuo computer o smartphone.

Funzionalità principali

• Dominio personalizzato.
• Protezione premium da spam e virus.
• Alias ​​ed elenchi di gruppi illimitati.
• Caselle di posta fino a 25 GB.
• 100 tempo di attività.
• Allegati fino a 50MB.
• Migrazioni di posta elettronica facili e gratuite.

Prezzi

• Rackspace Email parte da $ 2.99 per casella di posta al mese.
• Rackspace Email Plus offre più funzionalità e servizi a $ 3.99 al mese per utente.

Sincronizzare la tua email con software di terze parti

Alcuni provider di hosting di posta elettronica ti consentono di sincronizzare la tua posta elettronica con software di terze parti o un'app di tua scelta. Questa è un'ottima opzione per coloro che preferiscono un'interfaccia utente particolare e desiderano consolidare diversi account di posta elettronica in un'unica casella di posta. Questo viene definito inoltro di posta elettronica e puoi configurarlo facilmente con ogni provider di hosting di posta elettronica.

Inoltro di e-mail

L'inoltro e-mail si riferisce al processo di inoltro delle e-mail ricevute da un indirizzo e-mail a un altro indirizzo di tua scelta. Pertanto, puoi inoltrare automaticamente tutti i messaggi di posta elettronica in arrivo a un particolare account di posta elettronica, senza che i mittenti se ne accorgano.

Ciò significa che le persone possono inviare e-mail al tuo indirizzo e-mail personalizzato e puoi utilizzare un altro account e-mail per accedervi. Tuttavia, quando utilizzi l'inoltro e-mail, non puoi rispondere alle e-mail inoltrate dall'indirizzo e-mail a cui sono state reindirizzate; puoi solo leggerli.

Se il provider di hosting di posta elettronica che hai scelto utilizza POP3 (Post Office Protocol) o IMAP (Internet Message Access Protocol), puoi facilmente sincronizzare la tua posta elettronica personalizzata con il software di tua scelta.

POP3 – Protocollo dell'ufficio postale

Se prevedi di ricevere molte email, POP3 è la soluzione giusta, poiché scarica e recapita tutte le email in arrivo sul tuo dispositivo eliminandole dalla casella di posta del server. POP3 è un'ottima opzione se utilizzi un singolo dispositivo per controllare la posta, ma lo svantaggio è che il download con POP è legato a un particolare dispositivo, quindi non sarai in grado di visualizzare le tue email se provi ad accedere alla tua casella di posta da un nuovo dispositivo.

IMAP – Protocollo di accesso ai messaggi Internet

IMAP è molto più flessibile di POP3 poiché ti consente di sincronizzare le tue e-mail su più dispositivi. Quindi, se vuoi poter controllare la tua posta elettronica da diversi dispositivi, nonché integrare il tuo indirizzo email personalizzato con servizi di webmail come Gmail o Outlook, dovresti utilizzare IMAP per configurare la tua posta elettronica.

Tuttavia, uno svantaggio di IMAP è che non elimina alcun messaggio sul server. Ciò significa che se ricevi molte email, puoi rapidamente superare lo spazio di archiviazione.

Connettere il tuo account di posta elettronica al tuo cellulare

Che tu utilizzi un telefono Android o un iPhone, collegare la tua posta elettronica al tuo cellulare è un processo incredibilmente semplice, come vedrai dai passaggi forniti di seguito.

Configurazione della posta elettronica sul tuo telefono Android

1. Apri il tuo client di posta elettronica.
2. Seleziona Aggiungi account.
3. Inserisci il tuo indirizzo email e la password.
4. Scegli un tipo di account (POP3, IMAP o Exchange). Dovresti scegliere IMAP in modo da ricevere copie cache delle email che ricevi, che verranno archiviate sul server. Se scegli POP3, tutte le email ricevute verranno scaricate dal server e archiviate sul tuo telefono.
5. Configura le opzioni dell'account desiderate, come le impostazioni di notifica e la sincronizzazione delle e-mail.
6. Seleziona Accedi.

Note:: non puoi scegliere IMAP se la tua email è stata configurata come POP3. Tuttavia, puoi modificare le impostazioni della tua email e abilitare l'accesso IMAP per il tuo account email accedendo al tuo account presso il tuo provider di hosting di posta elettronica.

Configurare la posta elettronica sul tuo iPhone

1. Vai su Impostazioni > Posta > Aggiungi account > Altro.
2. Seleziona Aggiungi account di posta.
3. Inserisci il tuo nome, indirizzo email, password e una descrizione per il tuo account (Account personale).
4. Fai clic su Avanti e, se Mail trova le impostazioni del tuo account, fai clic su Fine. Se non trova le tue impostazioni, devi aggiungerle manualmente seguendo i passaggi successivi.
5. Scegli IMAP o POP (a seconda delle impostazioni personalizzate del tuo account e-mail).
6. Inserisci il tuo nome, indirizzo email e una descrizione per il tuo account.
7. Inserisci le informazioni sul server di posta in entrata e sul server di posta in uscita (nome host, nome utente e password).
8. Seleziona Salva per terminare.

FAQ

Conclusione

Se sei arrivato a questa parte, hai imparato tutto ciò che devi sapere sulla creazione di un'e-mail aziendale personalizzata. A questo punto potresti sentirti un po’ sopraffatto. Se necessario, rileggi questa guida e creerai facilmente un indirizzo email professionale. E puoi dire con orgoglio che hai fatto tutto da solo!